1、不同形成年度的歸檔，文件不應放入同一檔案盒，要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度并不意味著同一檔案在內的文件都是一個年度形成的。

2、不同保管期限的歸檔文件符應放入同一檔案袋，所以不同的期限所固定的檔案袋是不同的，因此在選擇上也是不一樣的。

3、不同機構形成的歸檔文件不應放在同一檔案袋里，即使某些機構休息的文件數量有限，裝不滿時，也不意將其混入其他檔案袋，應當通過使用不同厚度的檔案袋來解決。